E -Mail -Etikette 101 Schreiben professioneller E -Mails

E -Mail -Etikette 101 Schreiben professioneller E -Mails

Die durchschnittliche Person sendet und erhält etwa 122 Geschäfts -E -Mails pro Tag. Das ist eine ziemlich überraschende Statistik, nicht wahr??

Aber wenn Sie sich ein paar Minuten brauchen, um darüber nachzudenken, ist es tatsächlich nicht Das schockierend. Wir sind alle ziemlich besessen von unseren Posteingängen. Persönlich habe ich sechs E -Mail -Konten und ich habe normalerweise das Gefühl.

Unnötig zu erwähnen, wenn wir alle ständig mit neuen Nachrichten in unseren Posteingängen überschwemmt sind, ist es allzu einfach, die E -Mail -Etikette ein wenig zu lassen. Und das ist nicht immer ein Problem! Wirklich, es ist nichts Falsches daran, Ihre Nachrichten lässig zu halten, wenn Sie einem Freund über Mittagspläne antworten oder nach einem Rezept Ihrer Mutter fragen. Tatsächlich wäre es wahrscheinlich geradezu komisch, wenn Sie in diesen E -Mails unglaublich poliert und formell wären.

Wenn jedoch diese entspannten und außereheligen E-Mail-Gewohnheiten in Ihre professionelle Korrespondenz einsteigen können, wie eine E-Mail, die eine Bewerbung begleitet, oder eine Anfrage nach einem Informationsinterview, können Sie anfangen, schlampig und sogar ein wenig faul zu sein.

Wenn Sie also begonnen haben, mit Ihren Nachrichten ein wenig zu locker zu werden, ist es wahrscheinlich Zeit für eine kurze Auffrischung der Etikette, die mit professionellen E -Mails verbunden ist. Hier ist, was Sie wissen müssen!

1. Geben Sie einige Gedanken in Ihre Betreffzeile ein.

Da wir alle täglich mit überfüllten Posteingängen fertig werden, müssen Sie es offensichtlich machen und genau das, was Ihre Botschaft in einer professionellen Umgebung betrifft, wenn Sie die Person am Empfangsende Ihrer Notiz kennen beschäftigt.

Seien Sie also so beschreibend wie möglich mit Ihrer Betreffzeile. Etwas vage wie: „Ich dachte du würdest das lieben!”Funktioniert gut als Ihr Thema, wenn Sie einen hilfreichen Artikel an Ihren Freund weitergeben. Aber etwas Detaillierteres wie: „Toller Artikel über Networking -Tipps!Ist besser für einen professionellen Kontakt.

2. Verwenden Sie eine tatsächliche Begrüßung und Abteilung.

Ich kann verstehen, dass Sie Ihre E -Mail so kurz und direkt wie möglich halten möchten. Ich glaube jedoch nicht daran, diese beiden traditionellen Komponenten vollständig zu beseitigen. Stellen Sie sich E -Mail als digitaler Brief vor. Ihr Begrüßungs- und Unterschriftenbetrag binden Sie Ihre gesamte Nachricht zusammen und halten Sie ein gewisses Maß an Professionalitätsstrafe bei, als es offensichtlich zu machen, dass Sie schnell und abgelenkt die gesamte Nachricht auf Ihrem iPhone getippt haben, während Sie im Lebensmittelgeschäft in der Schlange standen (auch wenn das ist richtig!).

Egal, ob Sie mit einem super formellen „lieben Susan“ beginnen oder etwas mehr Konversation verwenden möchten: „Hey, Susan!Liegt total bei Ihnen. Der wichtige Teil besteht darin, diese Standardelemente einzubeziehen.

3. Ship Shorthand und Emojis überspringen!

Während die beiden Kommunikationsformulare bemerkenswert ähnlich geworden sind, erkennen Sie bitte, dass E -Mails immer noch nicht dasselbe wie eine SMS sind. Das bedeutet. Sie haben keinen Platz in professionellen E -Mails! Verwenden Sie stattdessen vollständige Sätze: „Das ist zu lustig!Und sogar ein einfaches „Wow!”Um den gleichen Punkt über und auf eine Weise zu bekommen, die weitaus polierter und professioneller ist.

Emojis sind offen für Debatten, wenn es um arbeitsbezogene Korrespondenz geht, und selbst ich bin dafür bekannt, dass ich ab und zu ein freundliches Smiley-Gesicht einwirft. Aber wenn Sie sich sogar das geringste unsicher fühlen, sind Sie besser dran, diese vollständig auszulassen. Die gleiche Regel gilt für Ausrufezeichen. Sparsam verwendet, sind sie eine großartige Möglichkeit, Begeisterung auszudrücken. Sie jedoch überbeanspruchen, und sie werden einfach widerlich. Beschränken Sie sie nur auf Sätze, an denen Sie wirklich wollen Aufregung teilen.

4. Mit Humor vorsichtig sein.

Ich bin sicher, Ihr Sarkasmus ist charmant und persönlich lustig. In Ihren E -Mails jedoch? Es kann Sie leicht dazu bringen, als dreist und unhöflich zu stoßen. Wenn die Person am empfangenden Ende Ihrer Nachricht nicht bereits ein wirklich gutes Gefühl für Ihre Persönlichkeit und Ihren Sinn für Humor hat, möchten Sie mit Vorsicht vorgehen, wenn es darum geht, witzige Kollegen in Ihrer Nachricht zu verwenden.

Ja, ich weiß, dass es sich so anfühlen kann, als ob Ihre E -Mails völlig leer von Ihrer Persönlichkeit sind. Sie möchten sie jedoch lieber etwas trocken und langweilig als offensiv erscheinen. Rechts?

5. Korrekturlesen, Korrekturlesen, Korrekturlesen!

Wir haben alle die E -Mails gelesen, die mit Tippfehler und Fehlern übersät sind. Was war Ihr Eindruck des Absenders?? Nun, ich bin bereit zu wetten, dass Sie dachten, diese Person sei schlampig. Wenn er oder sie sich nicht einmal die Zeit nehmen konnte, um Ihren Namen richtig zu buchstabieren, sind Sie wahrscheinlich nicht allzu aufgeregt, eine professionelle Beziehung zu dieser Person fortzusetzen.

Es sollte selbstverständlich sein, aber es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre E -Mails vor dem Senden Korrektur lesen. Überprüfen Sie die Grammatikfehler und Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Sie richtige Substantive korrekt geschrieben haben (denken Sie an Personen und Firmennamen!). Vernachlässigen Sie auch keinen zweiten Blick auf die E -Mail -Adresse (Sie möchten sicherstellen, dass Sie an die richtige Person senden) und die Betreffzeile. Ein Thema, das lautet: „Ich würde gerne helfen!"Wahrscheinlich wird es wahrscheinlich den besten ersten Eindruck machen.

6. Sofort antworten.

Zugegeben, dies ist ein Punkt, den ich mit ein bisschen ringe. Einerseits wünschte ich, wir könnten diesen immensen Druck beseitigen, den wir alle ständig miteinander verbunden sind. Andererseits weiß ich, wie frustrierend es ist, auf eine Antwort von jemandem zu warten, wenn ich dringend eine Antwort brauche.

Wenn es also um Ihre professionellen E-Mails geht, können Sie sich zum Ziel zu dem Ziel finden, innerhalb eines Werktags schnell zu antworten. Auch wenn Sie in dieser Zeit nicht eine detaillierte Antwort zusammenziehen können, sollten Sie zumindest berühren und den Absender wissen lassen, dass Sie die Nachricht erhalten haben und daran arbeiten. Es ist weitaus besser, als sich diese Person zu fragen, ob ihre Notiz im Cyberspace ziellos schwebt.

Opfern Sie jedoch keine Qualität für Geschwindigkeit. Sie möchten keine halbherzige Antwort abfeuern So schnell, dass Sie es versäumt haben, eine nachdenkliche und vorteilhafte Antwort zusammenzustellen (es sei denn, Sie senden nur eine der oben genannten Bestätigungs -E -Mails). Die Leute werden nicht glücklich sein, Ihre Antwort zu erhalten, wenn es die Marke völlig verfehlt oder nicht antwortet alle ihrer Fragen.

Wir alle fühlen uns an unseren Posteingängen gekettet. Wer kann uns also wirklich die Schuld geben, dass unsere E -Mail -Etikette ein wenig gleiten lässt? Aber wenn es um Ihre Arbeit und Ihre karrierebezogene Korrespondenz geht, ist es wichtig, dass Sie Ihr Bestes geben, um so professionell wie möglich zu bleiben. Verwenden Sie diese Tipps und Sie werden sicher polierte E -Mails herstellen!

Welche E -Mail -Etikette -Tipps berücksichtigen Sie bei der Ausarbeitung professioneller E -Mails?? Haben wir welche vermisst??