5 Möglichkeiten, ein Meeting auf dem richtigen Weg zu halten

5 Möglichkeiten, ein Meeting auf dem richtigen Weg zu halten

Mein schlimmstes Büroraum Der Moment war das Sitzen in einer Kabine mit ein paar Teamkollegen, wie man buchstäblich eine gedruckte PowerPoint -Präsentation durchlas. Als ich schließlich meine Uhr diskret unter dem Tisch sah, stellte ich fest. Frustriert, ich wandte mich an zwei Mentoren und stellte ihnen eine einzige Frage: Wie beenden Sie ein Meeting pünktlich?

Mein männlicher Mitarbeiter sah mich überrascht an und sagte unverblümt: „Äh, ich legte mein Telefon auf den Tisch und sage, dass wir keine Zeit mehr haben.Meine Kollegin dagegen nickte müde Anerkennung. "Es ist schwer zu unterbrechen, ohne unhöflich zu sein", sagte sie. „Ich versuche mündlich zu bemerken, wenn noch 15 Minuten übrig sind, um es weniger unangenehm zu machen.”

Nun, ohne sich mit den herausragenden geschlechtsspezifischen Unterschieden in ihren beiden Antworten zu befassen oder auf meine „Männer v zu steigen. Frauen am Arbeitsplatz. Aber die Leute auf dem Laufenden halten und auf der Uhr ein wenig üben. Hier sind 5 Tipps, um ein Treffen pünktlich erfolgreich zu beenden.

1. Halte dich an 30 Minuten

Ich habe diese allgemeine Faustregel vor Jahren gelernt, und es hat mich noch nicht gescheitert. Wenn Sie ein Meeting einrichten, geben Sie sich 30 Minuten-nicht mehr, nicht weniger. Warum? Weil die Leute fast immer die Zeit verbrauchen werden, die sie gegeben haben. Wenn es sich um ein 60 -minütiges Treffen handelt, werden die Leute immer wieder aus dem Bedürfnis sprechen, Platz zu füllen, und basierend auf der Annahme, dass das Gespräch jede Minute „braucht“. Das mag wahr sein, aber es ist normalerweise nicht.

Das Schöne an diesem Tipp ist, dass Sie immer ein weiteres Treffen einrichten können. Stets! Im Ernst, in dieser ersten halben Stunde werden Sie schnell herausfinden, ob Sie tatsächlich Tun Benötigen Sie mehr Zeit zum Reden oder wenn Sie sich später besser schicken möchten, oder so weiter. Sie können wie ich feststellen, dass Menschen mit einem kürzeren Zeitrahmen tendenziell effizienter und absichtlicher sind. (Mich eingenommen.) Auch! Sie können ein Treffen frühzeitig beenden. Verrückt, ich weiß.

2. Laden Sie die richtigen Leute ein

Zu Beginn meiner Karriere saß ich in vielen, vielen, viele Treffen, in denen ich mich fragte, warum ich dort war. Ich hatte zu ängstlich, diese Frage laut zu stellen, aus Angst, wie ein glanzloser Teamplayer oder unprofessionell auszusehen, aber dann bemerkte ich, wie oft Treffen sich an schienen, weil zu viele Menschen still waren oder eine Person den Dialog zu dominieren schien zu dominieren.

Die Leute werden Sie zu Meetings einladen, um „Sie in die Schleife zu halten“, aber das bedeutet nicht, dass Sie teilnehmen müssen. Wenn Sie keinen Wert verleihen, sollten Sie nicht am Tisch sein.

Ich habe endlich angefangen, dieselbe Frage auf eine andere Weise zu stellen: Was spielt meine Rolle bei diesem Treffen? Und es half, immens. Mindestens ein Drittel der Zeit hielt die andere Person inne, schob seinen Kopf zur Seite und sagte: „Sie wissen was? Sie können es tatsächlich überspringen. Es ist alles in Ordnung.”In den anderen zwei Dritteln der Zeit erhielt ich Klarheit darüber, wie ich zum Gespräch beitragen könnte, was das Treffen viel besser machte.

Ich werde das langsam aber nachdrücklich sagen: Die Leute werden Sie zu Besprechungen einladen, um „nett“ zu sein oder „Sie in die Schleife zu halten“, aber das bedeutet nicht, dass Sie teilnehmen müssen. Meine Theorie ist, dass Sie, wenn Sie keinen Wert verleihen, nicht auf der Tabelle sein sollten. Wenn es wie eine Zeitverschwendung zu sein scheint, ist es wahrscheinlich, und Sie haben die Erlaubnis zum Ablehnen. Dies gilt für jede einzelne Person in einem Meeting, egal ob Sie der Einladung oder die Einladung sind: Wenn Sie die richtigen Personen bitten, anwesend zu sein und teilzunehmen, sind die Chancen auf produktiven, to-the-Punkte unendlich höher.

Quelle: @Rebeccataylornyc

3. Fordern Sie immer eine Agenda an 

Ich kann Ihnen nicht sagen, wie viele Meetings ich mit vagen Beschreibungen wie „Diskussionskommunikationsplan“ und „Brainstorming -Inhaltsideen“ ohne Agenda zum Angriff aufgenommen habe. Sicher genug, später hat es einiges mit sehr wenig nützlichen Ausgang gesprochen. Diese richtungslosen Besprechungen neigen dazu, in Bezug auf das Zeitmanagement die schlimmsten Straftäter zu sein.

Das Schwierige an Meetings im Allgemeinen ist, dass sie häufig für beide für sie sind tun oder Planung. Es ist wichtig zu wissen, in welchen Typ Ihr ​​Fall fällt, damit Sie sich entsprechend vorbereiten können. Ohne eine Agenda für ein Brainstorming-Meeting zum Beispiel werden die Menschen wahrscheinlich auftauchen, vorausgesetzt, die Zeit wird damit verbracht.

Sie müssen nicht unbedingt jedes einzelne Detail auflisten, und manchmal ist es nicht sinnvoll, sich zu weit in das Unkraut zu befassen. Die Bereitstellung einer Agenda oder des Vorlesens schafft ein Bewusstsein, das allen hilft, Ziele und Ergebnisse für diesen speziellen Austausch zu priorisieren.

4. Wissen, wer was und wann tut

In jeder Besprechung und jeder Interaktion eines Projekts innehalten Sie innehalten und nehmen? Was sind die Ziele der Arbeit, die geleistet wird?? Welche Art von Zeitrahmen legt das Tempo fest? Wer macht Notizen? Usw.

Seien Sie spezifisch, wie Sie Projekte selbst mitten im Gespräch vorantreiben können. Es ist wirklich einfach für die Menschen, sich mit voller Geschwindigkeit voranzutreiben, ohne diese einfachen Fragen zu beantworten, und ein Teil eines Leiters zu sein bedeutet, derjenige zu sein, der bei Bedarf klären und alle selbst aufrechterhalten kann-selbst auf der Spur.

5. Bestimmen Sie einen Moderator

Waren Sie in einem Treffen, bei dem das Gespräch zu kreisen scheint und um ... Nirgendwo zu kreisen scheint? Ich auch. Es kann hilfreich sein, jemanden auszuwählen, der Bemerkungen erleichtert, die ebenso einfach sein können, wie auf den Rhythmus und die Kadenzen von Interaktionen zu achten. Wenn Sie der Moderator sind, würden Sie so funktionieren: Sie bemerken, dass jemand in Ihrem Team immer ruhig bleibt, also bitten Sie nach seinem Input; Ebenso, wenn Kollegen abgeschnitten oder unterbrochen werden, können Sie sie zurückverfolgen, um Platz für ihren Standpunkt zu schaffen.

Achten Sie vor allem auf das Treffen mit Ninjas. Lache nicht-ich bin es ernst. Diese sind real, und Sie kennen sie: Der Typ, der ständige Witze unterwegs ist, das Mädchen über ihr Wochenende klatscht, der Chef beschwert. Das Treffen mit Ninjas ist technisch harmlos, wenn man bedenkt, dass sie oft nur stark opinionierte Leute sind, die darauf bedacht sind, ihre beiden Cent über alles hinzufügen zu können. Sie werden jedoch zu 100% Ihre sorgfältige Agenda zu ihrem eigenen Vorteil hacken, wenn Sie nicht vorsichtig sind, was zu einer kostbaren Zeit führt, die über Gesprächsthemen verloren geht, die keine Priorität haben.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit Phrasen wie „Ich würde die Gruppe gerne zurück in…“ oder „Wir werden ein wenig aus der Spur ab, aber es klingt so, als hätten wir uns einig, dass wir uns einig sind… oder„ “oder„ wir haben uns ein wenig aus der Strecke bekommen, aber es klingt so, als hätten wir uns einig. Ich höre, dass es ein Problem in Bezug auf XYZ gibt.„Wenn es weit verbreitete Spin-offs gibt, dann sind diese Themen keine Tangenten, sie sind Dinge, die ein anderes Mal angegangen werden müssen.

Das Endergebnis? Haben Sie keine Angst davor, Richtlinien darüber festzulegen, wie die Zeit aller respektiert werden kann.

Sie sind an der Reihe: Was ist das schlechteste Treffen, das Sie je erlebt haben? Wie können Sie Meetings auf dem richtigen Weg und pünktlich halten??